پدال 19/1 - هزینه تامین سرمایه ذخیره سازی مواد صنعت و نقش ساختار های سازمانی حوزه مواد در کاهش آن

پدال 19 - اندازه گیری کارآیی

مدیریت شامل عناصر مهم؛ برنامه ریزی، سازماندهی، هماهنگی، و کنترل است. عنصر مهم کنترل در مدیریت، به وسیله اندازه گیری کارآیی واقعی "واحدی یا حرفه ای" و مقایسه آن با کارآیی پیش بینی شده در برنامه اعمال می شود. اندازه گیری کارآیی با هدف "شناخت" کمبودهای کارآیی و تلاش برای رفع کاستی ها صورت می گیرد.

 

اکنون سوال های مطرح اینها هستند: شکل های گوناگون ساختارهای سازمانی مدیریت مواد صنعت، که پیش از این توضیح داده شدند؛ تا چه میزان می توانند اندازه گیری درست کارآیی همه امور مربوطه را آسان کنند؟ و یا تا چه حد توانایی دارند از هزینه/اثربخشی گزینه های سازمانی متفاوت، یک ارزیابی درست به عمل آورند؟ این دو سوال، پرسش های بسیار حیاتی هستند که به پاسخ های کمی (مقداری) نیاز دارند.

 

برنامه موفق مدیریت مواد، فارغ از این که دارای چه ساختار سازمانی باشد، در نهایت می باید؛ با بروندادها یا سطوح خدمات ارائه شده مولد ثروت، و نیز با هزینه های صورت گرفته شده اندازه گیری گردد. مدیریت مواد، می باید؛ هدف ها، راهبرد ها (استراتژی ها) ، و تدبیر های (تاکتیک های) ویژه خودش را داشته باشد. این مدیریت همیشه می باید بر اساس یک طرح خوب مبتنی بر داده های معتبر عمل کند.

تعاریف مکمل:

1. طرح مصوب سازمان، تصویری از آینده سازمان است که به عنوان هدف پذیرفته شده است.
2. برنامه مصوب سازمان، نقشه راه رسیدن به هدف،  یا تبدیل طرح به یک واقعیت، در فاصله یک مدت زمان معین است.
3.  بودجه، راه های تامین منابع مالی مورد نیاز طی نقشه راه برای حصول به هدف در یک دوره مالی را بیان می کند.

اندازه گیری اثربخشی هر یک از فعالیت های حرفه ای، بسته به جنبه های مورد نظر، نیازمند یک رویکرد کمی یا کیفی است. در دو پدال بعدی، برای روشن تر شدن موضوع اندازه گیری اثر بخشی واحدهای کنترل موجودی و خرید، به ترتیب، برای هر یک از این دو واحد یک مثال می آورم.

 

در پدال 20 در باره "اندازه گیری کارآیی کنترل موجودی" مختصری شرح می دهم.

پدال 18 – ویژگی های "مدیر مواد"

به هنگام انتخاب مدیر مواد، بسیار مهم است که برای اداره کردن مطلوب واحد مدیریت مواد، هم "ظرفیت و توانایی" فردی که می باید مدیر شود، و هم "همه آن چه" که انجام این کار از شخص مدیر طلب می کند، هر دو به دقت مد نظر قرار بگیرند. به این مهم باید توجه شود که چنین فردی حتماً می باید برای احراز یک شغل سازمانی بسیار "چالش برانگیز" کاملاً مجهز باشد. این شغل، یک فرد "خود ساخته همچون یک مدیر حرفه ای" را می طلبد. این فرد می باید ضمن داشتن تسلط ویژه بر روی حوزه عمل "تخصص" شرکت، از تمام "توسعه های" مهم در حال وقوع در "محدوده مدیریت مواد" آن نیز کاملاً مطلع باشد.

 

پیش از انتخاب مدیر باید بدقت بررسی شود، متقاضی چنین کاری، به چه نوع سابقه "تجربی و علمی" نیاز دارد؟ پاسخ این سوال، با "طبیعت" عملیات سازمان ارتباط بسیار زیادی دارد. به عنوان مثال، دو سازمان را در نظر بگیرید. سازمان اول، به شدت درگیر یک فرایند "تبدیل" است. سازمان دوم، به مقدار بسیار زیادی به "بازار تدارک" متمایل است. به این ترتیب، به هنگام انتخاب مدیر، کمک های مورد انتظار از واحدهای (امور های) تولید و بازرگانی ممکن است بسیار "متفاوت" باشند. در حالت اول، انتخاب یک "برنامه ریز و کنترل کننده تولید" به عنوان مدیر ممکن است بهترین انتخاب باشد. در حالت دوم، چون که به یک نوع سازمان دارای "مدیریت تدارکات" بیش تر نیاز هست تا یک نوع سازمان دارای "مدیریت مواد"، چنین به نظر می رسد که یک "مدیر تدارکات" برای انجام کار بهتر مجهز باشد.

 

در آن جا که در تراز همکاری های فی مابین واحدهای (امور های) متمایل به "تولید" و "بازار تدارک"، تفاوت معنی داری وجود دارد، به سابقه متقاضی شغل مدیر مواد، می باید توجه ویژه شود. در این حالت، چنین فردی در درجه اول می باید یک مدیر حرفه ای باشد و نه یک متخصص حرفه ای. در این شرایط، نتایجی که از این مدیر حرفه ای انتظار می رود، فقط از طریق "تلاش های هماهنگ اعضاء تیم متخصص های حرفه ای" تابع این مدیر و کارمندان آنها کسب می شوند. در این وضعیت، او مجبور است رهبری باشد که بتواند "افراد دارای سوابق و تجربه های بسیار متفاوت" را برانگیزاند. یک مدیر حرفه ای بخوبی می داند که همه "این افراد دارای محدودیت های توانایی متفاوت" می باید برای کار کردن در درون یک محیط بسیار پر تقاضا "برانگیخته شوند".

 

یک مدیر حرفه ای، به این امر بسیار مهم کاملاً واقف است که؛ کاهش در "هزینه های عملیاتی" یا بهبود در "خدماتی که ارائه می شوند" را نمی شود از طریق سازمان "کاملاً بد درک شده" و یا "گروه بندی امور در تحت مدیران کاملاً نا درست تجهیز شده" تحقق بخشید. چنین مدیری اطمینان راسخ دارد که پیروی کردن از این نوع  شیوه ها محکوم به شکست می باشد.

 

در پدال 19 در باره "اندازه گیری کارآیی" مختصری شرح می دهم.