پدال 13 – ساختار سازمان مدیریت تدارکات

استفاده از این نوع ساختار در سازمان هایی که همه واحدهای (امور های) متمایل به بازار تدارک شان، تحت نظر یک مدیر واحد قرار می گیرند، یک رویکرد جا افتاده است. واحدها یا امورهای مدیریت تدارکات مشمول مراحل غیر پردازشی مدیریت مواد صنعت ورودی می شوند. مجموعه واحدها یا امورهای حوزه مدیریت تدارکات معمولاً شامل؛ واحد (امور) خرید، واحد (امور) انبارداری فیزیکی، و واحد (امور) کنترل موجودی است. واحد (امور) حمل و نقل نیز ممکن است در درون این مجموعه در نظر گرفته شود. هم اکنون، به طور کلی تعداد قابل ملاحظه ای از مسئولان سازمان های بخش دولتی (بخش عمومی) از جمله مقامات آموزش و پرورش و مقامات بهداشت و درمان محلی، این نوع ساختار اداره مواد را بر می گزینند. یک نمونه از این نوع ساختار سازمان مدیریت تدارکات در نمودار ساختار سازمان مدیریت تدارکات زیر نشان داده شده است:

نمودار ساختار سازمان مدیریت تدارکات

در اغلب اوقات، ساختار سازمان مدیریت تدارکات، زمینه خوبی از همکاری را در میان واحدهای (امورهای) تابع این سازمان ایجاد می کند. در این نوع ساختار، مدیر سازمان تدارکات قادر است بر طیف وسیع تری از فعالیت های تحت امر نظارت کند و تضادهای احتمالی به وجود آمده در بین مدیران قسمت های تابعه را مستقیماً حل و فصل نماید. در این ساختار، تعیین هر دو هدف های واحدی (اموری) و حرفه ای (تخصصی) کارکنان، از جمله مسئولیت های اصلی مدیر سازمان تدارکات است. هدف اصلی مدیر در ساختار سازمان مدیریت تدارکات آن است که اطمینان حاصل کند همه کارکنان به موثر ترین و با صرفه ترین حالت ممکن وظایف محوله را به انجام رسانند. این هدف اصلی مدیر سازمان مدیریت تدارکات فقط در صورت ایجاد یک موازنه درست در محل های هزینه/خرج مهم مشروحه زیر تحقق می پذیرد:

1.      خرج بر روی مال التجاره ها (مواد صنعت قابل فروش در اشکال محصولات نهایی یا ته مانده ها)

2.      هزینه انبار داری فیزیکی موجودی های مواد به طور عام و مواد صنعت به طور خاص

3.      هزینه ای که بنگاه اقتصادی از بابت "فقدان موجودی ها در مواقع نیاز به آنها"، متحمل می شود

4.      هزینه مدیریتی (برنامه ریزی، سازماندهی، آموزش و هدایت، کنترل و ارزیابی، و اصلاح خطاها)

در این نوع ساختار، مدیر سازمان مدیریت تدارکات در مورد استفاده بهینه از کل منابع موجود از جمله نیروی انسانی، تجهیزات و تسهیلات، و نیز در مورد به کار گرفتن آنها به بهترین صورت ممکن در تحت شرایط متغیر میدان عمل کافی در اختیار دارد. در این ساختار، مدیر سازمان مدیریت تدارکات به سبب برخورداری از یک پست سازمانی بالاتر، بر مدیریت ارشد یا سطوح معاونین/اجرایی سطح بالا نفوذ بیش تری دارد. به این مهم توجه داشته باشید که همین برخورداری از سطح سازمانی بالا تر و نیز برخورداری از نفوذ بیش تر، برای تعامل با همکاران در حوزه های؛ مالی، عملیات، تولید، مهندسی و فروش بسیار مفید فایده است. در این ساختار، مدیر سازمان مدیریت تدارکات متوجه این مهم نیز هست که علاوه بر چهار محل اصلی هزینه/خرج ذکر شده فوق می باید به طور همزمان از هزینه های جابجایی، پردازش یا مصرف  مواد که در نهایت با کل هزینه برابری می کنند نیز همواره مطلع باشد. در پدال 14 در باره "ساختار مدیریت عملیات" مختصری شرح می دهم.

پدال 12/1 - از نظر علمی مدیر کیست

این عکس به عنوان مکمل موضوع های مطرح در این بلاگ در اختیار علاقمندان به موضوع مدیریت گذاشته شده است. همان طور که این عکس نشان می دهد، پیدا است که برخی از نوشته های پدال در تاریخ های تدوین در قالب عکس تهیه می شوند.

 

پدال 12 – ساختار سنتی اداره مواد صنعت

این ساختار "اداره مواد صنعت" از مدت ها قبل در خیلی از سازمان ها کاربرد داشته و هم اکنون نیز همچنان استفاده می شود. در این نوع ساختار، همه امور حرفه ای درگیر اداره مواد صنعت، به صورت های مستقل از یکدیگر کار می کنند. یک سازمان جا افتاده از این نوع ساختار در زیر نشان داده شده است:

 

نمودار یک ساختار سنتی معمولی

در ساختار سنتی، هر یک از این سه فعالیت تجاری:

·         انبارها

·         خرید، و

·         کنترل موجودی

در چارچوب پارامترهای تعریف شده خودشان برای حصول به اهداف حرفه ای خاص واحد خود که با همان پارامترها اندازه گیری می شوند، عمل می کنند. در استفاده از این نوع ساختار باید به این مهم توجه شود که هدف های این سه فعالیت تجاری غالباً در تضاد با یکدیگر هستند. در این وضعیت، خرید ممکن است همه تلاش خود را بر روی دستیابی به نازل ترین قیمت متمرکز کند. در این حالت، کنترل موجودی نیز ممکن است در پی کاستن از سطوح موجودی ها باشد. در این نوع ساختار، انبارها نیز ممکن است گرفتار مسائل ذخیره سازی و جابجایی مواد صنعت گردد. در سازمان های تولیدی دارای این نوع ساختار، واحد برنامه ریزی و کنترل تولید نیز نگران تغذیه خطوط با بسته اقتصادی و استفاده با صرفه از ماشین آلات و دیگر تسهیلات می باشد.

در چنین وضعیتی، شکاف بین امور تجاری و تولید معمولاً وسیع است. با این حال، در این نوع رویکرد اداره مواد صنعت (و در واقع در سایر رویکردهای اداره این مواد نیز) این آگاهی وجود دارد که کارکنان واحدهای تجاری محور می باید از نیازها و مسائل کارکنان واحدهای استفاده کننده از مواد صنعت، درک بهتری داشته باشند. هم اکنون در سازمان هایی که چنین تخصص هایی ضروری به نظر می رسند، تعداد کارکنان آموزش دیده واحدهای فنی و تولیدی مامور به انجام کارهای واحدهای خرید و کنترل موجودی رو به افزایش است.

استفاده از ساختار دارای امور تجاری مستقل فوایدی نیز دارد. به عنوان مثال، یک مورد از این فواید در آنجا است که سود اصلی بنگاه اقتصادی از فعالیت های یک امور/واحد حاصل می شود. به عنوان نمونه، مهارت های نوآوری و کارشناسی شخص "مدیر خرید" را در نظر بگیرید. طبیعت کار این "مدیر" ممکن است وی را ملزم سازد تقریباً تمام توجه خود را منحصراً بر روی بازار تدارک متمرکز نماید. در این حالت ممکن است خیلی از سودهای بنگاه اقتصادی به مقدار بسیار زیادی از مهارت های تصمیم گیری وی (مدیر خرید) در موارد؛ "چه مقدار" در "چه زمان" از "کدام منابع" باید خریداری بشود، حاصل گردد. هیچ تردیدی وجود ندارد که یک چنین فردی نیاز دارد بسیار از نزدیک با یک معاون یا مدیرعامل کار کند، و گزارشات خرید را به طور مستقیم به آنها بدهد. در چنین وضعیتی، طولانی کردن خط گزارش دهی وی، و بار کردن او با مسئولیت های اداری غیر ضروری در درون مثلاً واحدهای "مدیریت تدارکات" یا "مدیریت مواد" کار درستی به حساب نمی آید.

در آنجا که امور/واحدهای خرید، انبارها، و کنترل موجودی مستقل از یکدیگر هستند، کیفیت هماهنگی و همکاری فیمابین آنها به طور کلی بر گرایشات و اقدامات مدیران، معاونان، و کارکنان منفرد کاملاً منفک از یکدیگر متکی است. با این حال، باید بپذیریم که در شرکت های کوچک که اکثریت شرکت های موجود در کشور ایران عزیز بزرگ ما را تشکیل می دهند، کل کار این سه امور/واحدها گاهی فقط توسط تعداد معدودی از افراد، و در خیلی از اوقات، فقط توسط یک نفر صورت می گیرد. در پدال 13 در باره "ساختار مدیریت تدارکات" مختصری شرح می دهم.

پدال 11 - روش های گوناگون اداره مواد/موادصنعت

پیش از پرداختن به شیوه های متفاوت مورد استفاده برای اداره "مواد صنعت"، ارائه تعریفی از "مدیریت مواد صنعت" مفید فایده است. یکی از تعاریف پذیرفته شده در یکی از کشورهای پیشرفته صنعتی غرب که توسط انجمن "خرید و تدارک" این کشور در دهه آخر قرن بیستیم ارائه شد به شرح زیر است.

·         مدیریت مواد صنعت، یک "درک نیازمند به یک ساختار سازمان یافته است" که در آن "مسئولیت برنامه ریزی و کنترل منظم همه مواد صنعت از بدو شناسایی نیاز تا هنگام ارسال و تحویل به مشتری" در چارچوب "یک مسئولیت حرفه ای واحد" متحد می گردد.

·         مدیریت مواد صنعت، شامل؛ برنامه ریزی، خرید، کنترل تولید و موجودی، ذخیره سازی، جابجایی و توزیع فیزیکی اقلام به طور عام و مواد صنعت به طور خاص می گردد. اهداف مدیریت مواد صنعت، شامل "بهینه سازی کارآیی جوابگوی احتیاجات خدمت مشتری" همزمان با "افزودن سود دهی از طریق کاهش هزینه ها و بهترین استفاده از منابع موجود" می باشد.

البته همین انجمن، بعد ها با همکاری جامعه "کنترل تولید و موجودی" تاسیس شده در این کشور، به اتفاق تعریف جامع تر "مدیریت مواد صنعت" را منتشر کردند که در آن تعریف، فعالیت های مشمول مدیریت مواد صنعت بسیار گسترده تر شده بود. در این قسمت به همین مختصر توضیح بسنده می کنم و فقط به این مهم اشاره می کنم که بر طبق این تعریف جدید، مدیریت مواد صنعت صرفاً در محدوده "ساخت" دیده می شود. هم اکنون خیلی از صنایع، برای اداره مواد صنعت خودشان سازمانی با این همه پیچیدگی صد در صد مبتنی بر تعاریف ارائه شده ایجاد نمی کنند. به این سبب، پدال تصمیم دارد در شماره های آینده بتدریج همه اشکال گوناگون ساختارهای سازمانی مورد استفاده برای اداره مواد صنعت را به صورتی بسیار خلاصه برای خوانندگان توضیح بدهد. در ضمن عناوین انواع ساختارهای سازمانی اداره مواد صنعت به شرح زیر هستند:

·                     ساختار سنتی

·                     ساختار مدیریت تدارکات

·                     ساختار مدیریت عملیات

·                     ساختار مدیریت مواد:

1.      مدیریت مواد

2.      ساختار مدیریت مواد “سازمان”

3.      ساختار مدیریت مواد "سیستم یکپارچه"

البته، سازمان هایی که در سطح جهان فعالیت صنعتی می کنند و محصولات خودشان را در خیلی از نقاط جهان به فروش می رسانند، از "ساختار مدیریت مواد مبتنی بر مبانی مدیریت لجستیک" که میدان عمل بسیار گسترده تری دارد و کل زنجیره تامین "از خود بازار تدارک گرفته تا خود بازار مشتری" را نیز شامل می گردد، استفاده می کنند. پدال در نظر دارد پس از ارائه تمام 14 حوزه اصلی مدیریت قلمرو "مدیریت مواد صنعت"، در بلاگی دیگر به معرفی تمام 10 حوزه اصلی مدیریت قلمرو "مبانی مدیریت لجستیک" نیز بپردازد. در پدال 12 در باره "ساختار سنتی" اداره مواد صنعت مختصری شرح می دهم.

پدال 10 - فعالیت های حرفه ای محدوده رودخانه مواد صنعت

پیش از ارائه شرحی مختصر در باره "فعالیت ها" لازم است در باره "حرفه ای" کمی توضیح داده شود. هنگامی که در حوزه مدیریت مواد صنعت به عبارت "حرفه ای" اشاره می شود منظور آن دسته از کارها هستند که انجام صحیح آنها نیاز به "تخصص و مهارت" دارند و انجام درست آنها بدون برخورداری از علم و تجربه کافی امکان پذیر نیست.

باید توجه داشته باشیم که "فعالیت های حرفه ای" مشمول مدیریت مواد به طور عام و نه مدیریت مواد صنعت به طور خاص نیز با طبیعت و اندازه بنگاه های اقتصادی مرتبط هستند. بنابراین، بهتر آن است که جریان مواد به طور عام در ساده ترین حالت ممکن خود مد نظر قرار بگیرد. در این صورت، جریان مواد شامل بخش های زیر می گردد و به صورت شکل ساده زیر می باشد:

v                  ورود مواد

v                  ذخیره سازی مواد

v                  تبدیل یا مصرف مواد

v                  ذخیره سازی محصولات و مواد بی فایده

v                  خروج محصولات یا مواد بی فایده

 

شکل ساده جریان مواد

در یک شرکت تولیدی، مواد صنعت (تولید)؛ پردازش، تبدیل یا مونتاژ می شوند و به شکل بخشی از محصولات قابل فروش در می آیند. در یک سازمان غیر تولیدی، مواد برای مصارف داخلی سازمان از محل های ذخیره سازی صادر می شوند.

به این مهم توجه داشته باشیم که طبیعت سازمان و جریان مواد یا مواد صنعت آن هر چه باشد، همه سازمان ها در حوزه "اداره مواد یا مواد صنعت" خودشان فعالیت های حرفه ای مشترکی به شرح زیر دارند که در همه آنها صورت می گیرند. این "فعالیت های حرفه ای" به شرح زیر هستند:

1.      پیش بینی تقاضای احتمالی

2.      تصویب هزینه مواد

3.      منبع یابی و تعیین تدارک کنندگان توانا

4.      صدور پرسشنامه ها، ارزیابی دریافت ها، مذاکره و دادن سفارش ها به تدارک کنندگان

5.      اداره کردن سفارش های داده شده

6.      دریافت مال التجاره ها

7.      جابجایی مال التجاره ها و مستقر کردن آنها در ذخایر

8.      کنترل سطوح ذخایر

9.      صدور مال التجاره ها به استفاده کننده ها

توجه داشته باشید در صورتی که سازمان یک سازمان ساخت باشد، چند "فعالیت حرفه ای" بزرگ اضافی در آن صورت می گیرد که به شرح زیر است:

1.      برنامه ریزی مواد صنعت

2.      کار در حال پیشرفت تولید

3.      کنترل تولید

در حالتی که سازمان یک سازمان ساخت باشد، دو "فعالیت حرفه ای"؛ ذخیره سازی محصولات نهایی، و توزیع (حمل و تحویل) محصولات نهایی به مشتری ها نیز باید صورت بگیرد. در همه این حالت ها، ضرورت مدیریت و کنترل مالی شدید همه "فعالیت های حرفه ای" امری غیر قابل اجتناب است. به این مهم توجه داشته باشیم که همه این "فعالیت های حرفه ای" در سود یا زیان بنگاه اقتصادی مربوطه به نسبت "هزینه های شان در کل هزینه بنگاه اقتصادی" سهم دارند، و لذا کم یا زیاد شدن هزینه های آنها به طور مستقیم بر سود یا زیان بنگاه اقتصادی تاثیر می گذارد. در پدال 11 در باره "روش های گوناگون اداره مواد/موادصنعت" مختصری شرح می دهم.